Özellikler
Her modül bir soruya cevap veriyor. Aşağıda ne yaptıklarını değil, neden öyle çalıştıklarını da yazdık — çünkü bu ürünü ayıran şey özellik listesi değil, kurallar.
Denetim
Kontrol listeleri sürümlenir. Bir denetim başladığında o anki sürüm donar: formu üç ay sonra değiştirseniz bile, geçmiş bir raporu açan kişi o gün hangi maddelerin sorulduğunu görür. Denetim kaydının delil değeri buna bağlı.
Her madde ağırlık taşır. Kritik işaretli bir madde düşerse skor doğrudan sıfırdır — acil çıkış kilitliyken %92 anlamsızdır. Fotoğraf zorunlu maddelerde “evet” demek yetmez, kanıt istenir.
Evet/hayır, ölçüm (alt–üst sınırlı), seçim, sayı, serbest metin, fotoğraf.
Madde başına ağırlık; kritik madde düşerse toplam sıfır.
Günlük, haftalık, aylık, çeyreklik. Yapılmayan denetim “kaçırıldı” olarak işaretlenir.
Ekipman etiketi okutulur, o cihaza uygun formlar listelenir.
Uygunsuzluk
Ürünün değer merkezi burası. Bir kaydın kapanması için iki ayrı kişinin iki ayrı eylemi gerekir.
Sorumlu düzeltme fotoğrafını yükler. Yetkili görür, kabul eder ya da reddeder. Reddedilirse kayıt geri döner ve sayaç artar — kaç kez yeniden açıldığı raporda görünür.
Bazı maddeler düştüğünde o alanda çalışılmamalı. Böyle bir kayıt kime atanmış olursa olsun herkesin panosunda görünür; tek kişinin gelen kutusunda saklanamaz.
Risk seviyesine göre otomatik termin: kritik 4 saat, yüksek 24 saat, orta 3 gün, düşük 1 hafta. Yaklaşınca sorumluya, geçince ofise bildirim gider.
Aynı lokasyonda aynı madde daha önce kapanmışsa yeni kayıt tekrar olarak işaretlenir ve varsa mevcut kök neden analizine bağlanır.
Bakım ya da onarım gerektiren uygunsuzluk tek tıkla Servestra iş emrine dönüşür. İş emri kapanınca uygunsuzluk doğrulama sırasına düşer.
Herkesin “bugün benden ne bekleniyor” ekranı: gecikenler, bugün, bu hafta, geri dönenler, okunacak belgeler, üzerindeki faaliyetler.
Kök neden — CAPA
Buzdolabı tamir edildi. Bu, olayı bitirir ama tekrarını engellemez.
Bu buzdolabı bir daha bozulmasın: contayı kontrol listesine ekle.
Diğer 12 şubede de bozulmasın. Satış konuşmasındaki asıl cümle budur.
Kök neden boşsa analiz, faaliyetler bitmemişse faaliyet, bitmişse etkinlik bekleniyor. “Durumu ilerlet” diye bir düğme yok — dolayısıyla kullanıcının yanlış bilgi girebileceği bir alan da yok.
Faaliyetler bittikten sonra asıl soru şudur: işe yaradı mı? “Etkisiz” işaretlenirse kayıt kapanmaz, analize geri döner — çünkü işe yaramayan faaliyet, yanlış konmuş bir kök nedenin belirtisidir.
Saha uygulaması
Uygulama telefona kurulur ve internet olmadan açılır. Denetim sahada oluşturulur, doldurulur, fotoğraflanır, imzalanır. Her şey cihazda birikir.
Bağlantı gelince kuyruk kendiliğinden gider. Çevrimdışı senkronun zor kısımları çözülmüş durumda:
Doküman ve prosedür
Geçerlilik sonu belge geçersiz olur demek (sertifika, ruhsat) — hukuki risk. Gözden geçirme belge geçerli ama elden geçirilmeli demek (prosedür) — kalite riski. Aynı kutuya konursa ikisi de ciddiye alınmaz.
Yeni sürüm yayımlandığında eskisi arşive alınır ama durur. Altı ay önceki bir denetim raporunda “o gün hangi prosedür yürürlükteydi” sorusunun cevabı ancak böyle verilebilir.
Sürüm başına istenir: yeni sürüm çıkınca herkes yeniden onaylar, çünkü kişi eski metni okumuştu. Kimin okuyup okumadığı yönetici ekranında görünür.
Taşeron karnesi
Skor açık formülle hesaplanır ve bileşenleri ekranda çubuk çubuk gösterilir. “Terminde kapattığınız iş oranı %54” savunulabilir bir cümledir.
40
ağırlık puanı
25
reddedilmeden, yeniden açılmadan
15
verilen sürenin kullanımı
20
SGK, sigorta, yetki belgesi
Formülden çıkarılır ve ağırlıklar kalanlara dağıtılır. Belge takibi yapmadığınız bir taşeron, belge takibi yapılmadığı için kötü not almamalı. Hiç veri yoksa skor boştur — “0 puan” kötü demektir, oysa doğrusu henüz bilmiyoruz.
Analiz ve raporlama
Hangi şube iyi, hangisi kötü; açık uygunsuzluk ve kaçırılan denetim sayısıyla birlikte.
Şirket genelinde en çok ne tekrar ediyor, kaç lokasyonda görülüyor.
Gidişat iyiye mi kötüye mi — ortalama skor ve uygunsuzluk sayısı aylık.
Kapanan işlerin yüzde kaçı zamanında kapandı, ortalama kapanış süresi ne.
Kim kaç denetim yaptı, ortalama skorları ve süreleri nasıl.
Bölüm tabloları, fotoğraflar, imza, skor bandı. Şifresiz paylaşım bağlantısıyla gönderilir.
Sektörünüzü seçin, denetim formlarınız kurulu gelsin. On dört gün, kart bilgisi olmadan.